Waarom komen mijn mails in spam terecht? (Uitleg + oplossing)

1. Waarom komen professionele mails in spam terecht?

Spamfilters zijn de poortwachters van de moderne mailbox. Ze beschermen gebruikers tegen duizenden ongewenste berichten per dag. Toch blokkeren ze soms ook legitieme mails.

De belangrijkste oorzaken:

• Je domein heeft geen geldige afzenderauthenticatie (SPF, DKIM, DMARC).
  Zonder deze instellingen kan een mailserver niet verifiëren dat jij écht de afzender bent. Dat lijkt verdacht.
• Je gebruikt een gratis e-mailprovider voor je bedrijfsdomein.
  Gmail of Outlook.com lijkt onprofessioneel en verhoogt de kans dat mails als massamail worden gezien.
• De inhoud van je mail lijkt op reclame of phishing.
  Overmatig gebruik van hoofdletters, uitroeptekens of marketingwoorden (“GRATIS!”, “NU!”) triggert filters.
• Je domein heeft ooit spam verzonden.
  Misschien door een virus, gehackte mailbox of misbruik via formulieren. Dat schaadt je reputatie.
• Je gebruikt trackinglinks of bijlagen van onbekende oorsprong.
  PDF’s of ZIP-bestanden kunnen als risicovol worden gezien.

Kort gezegd: spamfilters vertrouwen domeinen, servers en afzenders pas als die zich technisch correct gedragen en een positieve reputatie hebben opgebouwd.

2. Hoe spamfilters beslissen of een mail betrouwbaar is

Spamfilters scoren elk bericht op honderden factoren: afzender, domeinreputatie, taalgebruik, links en zelfs de opmaak.

• SPF-record vertelt welke servers namens jouw domein mails mogen versturen.
• DKIM-handtekening bewijst dat de inhoud onderweg niet gewijzigd is.
• DMARC-beleid bepaalt wat een mailserver moet doen bij verdachte berichten.
• Reputation scores volgen of jouw domein eerder misbruikt is.
• Inhoudsanalyse kijkt naar spamwoorden, HTML-structuur en onveilige links.

Wanneer je een mail verstuurt via bijvoorbeeld je webhosting of WordPress-site, gaat die eerst langs de mailserver van je domein. Als die niet correct ingesteld is, ziet Gmail of Outlook je bericht als mogelijk spam.

3. Controleer of jouw domein correct geconfigureerd is

Voor Vlaamse ondernemers met een eigen domein (zoals @jouwbedrijf.be) is het cruciaal dat je DNS-records goed staan.

Gebruik tools zoals MXToolbox of Mail-Tester om je configuratie te controleren.

Je hebt minstens nodig:

• SPF: v=spf1 include:_spf.yourmailserver.com ~all
• DKIM: Een cryptografische handtekening die je hostingprovider aanmaakt.
• DMARC: v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@jouwdomein.be

Als één van deze ontbreekt, verhoogt dat het risico dat jouw mails in spam terechtkomen.

4. Typische valkuilen bij kleine bedrijven

• Je verstuurt offertes rechtstreeks vanuit WordPress-formulieren of plugins zonder SMTP-authenticatie.
• Je gebruikt een forwarder (doorstuuradres) die mails via een derde domein verzendt.
• Je hebt ooit met een e-mailmarketingtool gewerkt (Mailchimp, Brevo) en dat domein werd niet goed geverifieerd.
• Je gebruikt verouderde DNS-instellingen na verhuis van hostingprovider.
• Je inbox staat vol en replies worden geweigerd, wat je reputatie schaadt.

Bij In2Sites zien we dit vaak: KMO’s met goede bedoelingen, maar technische instellingen die al jaren niet meer up-to-date zijn.

5. Wat kun je zelf doen om te voorkomen dat mails in spam belanden?

• Gebruik een professioneel e-mailadres.
  Vermijd Gmail of Telenet, kies een adres op je eigen domein.
• Controleer je DNS-instellingen.
  Vraag je webbeheerder om SPF, DKIM en DMARC correct te configureren.
• Gebruik een SMTP-plugin voor je website.
  Zorg dat alle formulieren mails verzenden via een geauthenticeerde server.
• Schrijf je mails als een mens.
  Vermijd overdreven promotaal, gebruik een duidelijke onderwerpregel en persoonlijke aanhef.
• Gebruik geen verdachte links of bijlagen.
  Link naar je eigen domein, niet naar verkorte URL’s of onbekende sites.
• Vraag klanten om je adres aan hun contacten toe te voegen.
  Dat verhoogt de kans dat volgende mails in hun inbox komen.

6. Praktijkvoorbeeld uit West-Vlaanderen

Een klant uit Torhout merkte dat offertes die via zijn website werden verstuurd nooit aankwamen. De oorzaak? Zijn contactformulier gebruikte PHP-mail zonder authenticatie. Na overschakeling naar SMTP via zijn hosting en het instellen van een geldig SPF-record verdwenen de problemen. Zijn mails in spam kwamen voortaan netjes in de inbox terecht.

Een andere klant uit Roeselare gebruikte een Gmail-adres met bedrijfsnaam in de onderwerpregel. Door over te stappen naar een professioneel domein-e-mailadres en een DMARC-record toe te voegen, steeg de afleveringsscore van 6,2 naar 9,8 op Mail-Tester.

7. Wanneer moet je een specialist inschakelen?

Als je bedrijf e-mail gebruikt voor offertes, facturatie of klantcommunicatie, is betrouwbaarheid essentieel. Wanneer je na alle stappen nog merkt dat jouw mails in spam blijven belanden, kan het probleem liggen in de reputatie van je IP-adres of domein. In dat geval kan een web- of IT-partner zoals In2Sites een diepgaande deliverability-audit uitvoeren. We controleren je DNS, mailserver, SSL-certificaten, hostingkwaliteit en blackliststatus.

Conclusie – e-mailvertrouwen begint bij technische hygiëne

Dat jouw mails in spam belanden is zelden toeval. Het is bijna altijd een technisch probleem dat je kunt oplossen. Door SPF, DKIM en DMARC correct te configureren, een professioneel e-maildomein te gebruiken en je teksten helder te houden, toon je mailservers dat jij te vertrouwen bent.

Bij In2Sites helpen we KMO’s in Vlaanderen met een complete mailaudit en hostingbeheer. Zo zorgen we dat je berichten betrouwbaar aankomen bij klanten – elke keer opnieuw.

👉 Twijfel je of je mails goed aankomen? Vraag een gratis mail- en DNS-check aan bij In2Sites.